En este primer artículo Adrián Soler, director general de FDS Group explica cómo te pueden ayudar las técnicas de Project Management para montar una empresa desde cero y gestionar su expansión. El experto y empresario del sector del retail y la franquicia te facilita las claves para ayudarte a superar las dificultades que surgen en las diferentes etapas.
¿Qué es el Project Management?
Es la disciplina de planificar, organizar y dirigir recursos para alcanzar unos objetivos. Los proyectos se caracterizan por tener un inicio y final marcado, por tener presión de timing y restricciones financieras y de producción de resultados.
La finalidad temporal de los proyectos los diferencia de las operaciones normales de negocio.
Por ejemplo, si cada día en un restaurante se cierra la caja, podemos definir esta operación como un proceso de negocio. En cambio, la apertura del restaurante desde cero si podría definirse como proyecto. Las operaciones son repetitivas y casi permanentes.
La dirección de las operaciones y de los proyectos difiere en algunos elementos. El Project management se basa en proyectos que buscan cambiar una realidad.
La dirección de proyectos busca conseguir los objetivos sin saltarse los requisitos iniciales. Los requisitos típicamente son tiempo, alcance del proyecto (scope) y presupuesto (budget). La gestión de proyectos se utiliza en la empresa para introducir cambios.
Herramientas y técnicas de gestión de proyectos:
Diagrama de Gantt
Es un tipo de gráfico que muestra el programa de un proyecto. Muestra el inicio y la finalización en fechas de las partes de un proyecto. Consiste en romper en trozos el proyecto en fases y actividades para mostrar cuando empiezan, cuando acaban y mostrar si para empezar una debe estar acabada otra o se pueden empezar con independencia.
Es una herramienta útil para proyectos que no tengan muchas partes (30 actividades). Si ocupa más de una hoja hace difícil su lectura. Sirve para mostrar el tiempo pero no ayuda con los presupuestos.
El camino Crítico
Es un algoritmo para planificar un conjunto de actividades. Se trata de analizar el diagrama lógico de un proyecto que nos ayudará a conocer el periodo mínimo que nos llevará.
Desfasarnos de él será fácil pero reducir el plazo muy difícil. Se basa en fijarse en los productos que se deben conseguir hasta llegar al producto final del proyecto.
Se trata de construir un modelo que incluya:
- Lista de productos necesarios para completar el proyecto. Se trata de descomponer las productos en las actividades individuales que debemos llevar a cabo. Es una estructura de árbol que muestra las sub divisiones de tareas para obtener los productos para llegar a tener el producto. Se empieza por el objetivo de producto final y se va sub dividiendo sucesivamente en componentes manejables (en términos de tamaño y tiempo) de manera que se incluyan todos los pasos necesarios para llegar al objetivo.
- El tiempo necesario (duración) para completar cada actividad
- Las dependencias entre las actividades.
Usando estos valores, el camino crítico calcula el plazo de tiempo más largo de actividades hasta el final del proyecto. Y lo más temprano y lo más tarde que cada actividad puede empezar y terminar sin alargar el plazo total del proyecto.
Para representarlo se muestran las actividades en nodos y se unen por flechas lógicas.
El proyecto de creación y expansión de una empresa
¿Cómo es el proyecto de crear y expandir una empresa? , ¿Qué debo hacer?
Crear una empresa es un proyecto de alto rendimiento. Se deben superar diferentes fases, cada una de las cuales es un proyecto en sí mismo.
Las fases (o proyectos) del proyecto son:
- La idea de negocio: Toda empresa parte de una idea de negocio. De cómo ganar dinero vendiendo y entregando un producto o servicio a un cliente determinado de una determinada manera. Esta idea inicial es la que motiva la puesta en marcha de un negocio.
- El plan de Negocio: Se trata de la concreción formal de la idea de negocio y de cómo vamos a llevarla a cabo para trabajar a fondo el proyecto de empresa que vamos a realizar. Se trata de pensar y concretar los detalles con coherencia.
- La financiación: Realizado el Plan de negocio se debe financiar el proyecto. Se trata de aportar y conseguir recursos financieros para hacer viable el proyecto. Un buen plan de negocio ayudará en esta fase.
- Lanzamiento: Con el proyecto financiado, se debe constituir la empresa y comenzar la actividad. Esta fase es muy intensiva ya que implica superar trabas iniciales que poco tienen que ver con el día a día del negocio.
- Pilotaje: Con el negocio abierto, se entra en la fase de afinar las operaciones hasta que el negocio supere el punto de equilibrio (ganar dinero). Esta es una fase complicada, de prueba y error dónde la realidad modifica el Plan de Negocio, y la creatividad, tenacidad y capacidad de superación del emprendedor marcan la diferencia entre tirar la toalla y lograr un negocio de éxito.
- Estabilizar: Una vez se alcanza el punto de equilibrio se entra en la fase de estabilidad del negocio, en el que se comienza a reducir la exigencia de la empresa. Se entra en la fase dónde la gestión toma protagonismo.
- Expansión: Con el negocio estabilizado se accede a la etapa de expansión. El concepto funciona genera fondos y se pueden explorar nuevas oportunidades de crecimiento del negocio.
En la segunda parte de este artículo explicaremos cómo concretar la idea y financiar el proyecto para lanzar el negocio.