Las empresas franquiciadoras son organizaciones sometidas a altas tasas de crecimiento y cambios en su estructura. En ocasiones, estas dimensionan sus plantillas creando funciones y procesos de trabajo de forma no planificada, lo que conduce a tener que acometer reorganizaciones funcionales y reingeniería de procesos una vez han abierto sus primeras franquicias.
En muchas ocasiones, el crecimiento de una franquiciadora ha sido incontrolado y se han ido tomando decisiones en las metodologías de trabajo y en el reparto de
funciones de forma poco reflexiva, por “culpa” del propio ritmo de crecimiento. Por eso, cuando la organización tiene sus primeros franquiciados y ha logrado
algo de experiencia como empresa franquiciadora, es importante hacer un ejercicio de reflexión y analizar la medida en que la organización está bien estructurada y preparada para asimilar nuevos crecimientos.
Estos cambios implican la creación de nuevas funciones (expansión, obras, supervisón, etc.), nuevos procesos de gestión, operativos y administrativos, así como nuevas actividades y herramientas que nos ayuden a adaptarnos a esas nuevas necesidades que se han creado. Así como el “estado de salud” de una empresa se empieza a mirar por la tesorería, el “nivel de organización” o desorganización de una central franquiciadora se mira a partir de los procesos de trabajo que realiza, que podemos definir como “procesos de franquicia”. Podemos definir un proceso de franquicia como el modo que la organización escoge para producir o proveer sus bienes o servicios a los franquiciados. Diríamos que es la organización lógica de personas, herramientas, equipos y procedimientos de tareas o actividades de trabajo, diseñadas para producir un resultado específico.
La tecnología de la información puede facilitar la implementación de cambios en los procesos de franquicia, especialmente para aquellas organizaciones que funcionan con equipos en red y/o que tienen Intranet.
Identificar y clasificar los procesos:
Todo proceso tiene un responsable, unos inputs, una estructura y unos outputs que son, en definitiva, lo que llega al franquiciado. Para analizar los procesos es preciso primero identificarlos y clasificarlos, para así estudiar y tratar de forma distinta aquellos que resultan claves para la generación de valor a la cadena.
Los procesos se pueden clasificar en:
• Principales: aquellos que trasladan el servicio o producto a los franquiciados. Son los procesos más importantes a tener en cuenta para garantizar la buena
relación con los franquiciados. Estos procesos deben estar ejecutados o ser directamente controlados por los máximos responsables de la central. (Formación,
visitas de supervisión, gestión estratégica del negocio, optimización de procesos, actualización de manuales, rediseño de merchandising, investigación para evolucionar
el concepto de negocio y la cartera de servicios o productos del franquiciado, etc.)
• De soporte: aquellos que actualmente no trasladan servicio ni producto, pero permiten que otros procesos lo hagan (almacenamiento, logística, etc.)
• De gestión: aquellos que son de control de la organización como central franquiciadora (control de royalties, cálculo de presupuestos de publicidad, etc.)
Analizar las actividades que componen cada proceso
Los procesos están compuestos de actividades que están vinculadas entre sí. El análisis de un proceso pasa por revisar cada una de las actividades que lo compone. Estas actividades en muchos casos cruzan departamentos funcionales e involucran a varias personas en la central que tienen distintas competencias y habilidades, por lo que se puede hacer bastante complejo de analizar y modificar.
Dibujar un proceso de trabajo puede resultar más eficiente si se hace con empresas externas que no estén demasiado inmersas en la actividad diaria, ya que rehacer procesos es una acción de cambio “radical”, y normalmente la propia empresa no es capaz de abstraerse de su perspectiva del negocio para cambiar sus propios
procesos. En ocasiones se dan por hecho barreras insalvables entre departamentos que también pueden ser replanteadas.
Conclusión
Una empresa franquiciadora tiene, entre otras funciones, la de ayudar a sus franquiciados a organizar sus empresas. Para poder ayudar a otros a organizarse parece lógico pensar que el primer paso es empezar por organizarse uno mismo. Hace que cobre sentido acudir a empresas externas especializadas que ayuden a reorganizar la empresa, de esta forma se recibirán consejos sobre nuevos puestos a crear, redistribución de funciones o incorporación de nuevos procesos y herramientas
que ayudarán a la central franquiciadora a optimizar sus operaciones y maximizar su rendimiento.