¿Cuál es el proceso a seguir una vez se haya escogido la franquicia y encontrado el local? Los pasos son claros y sencillos, pero si se altera su orden o se salta alguno de ellos podemos incurrir en consecuencias imprevistas.
1. Proyecto Ejecutivo:
- Si disponemos ya del local y del modelo de tienda, necesitamos un proyecto ejecutivo.
- Este documento aplica las indicaciones del proyecto básico en un local concreto.
- Uno de los errores más comunes es volver a poner en cuestión el modelo básico durante esta fase.
- Los materiales o colores con sus criterios de aplicación, la lógica de distribución y los parámetros de las instalaciones tienen que ser, en esta fase, bases firmes sobre las que se moldea el proyecto ejecutivo.
2. Elección de una Constructora:
- El principal usuario del proyecto ejecutivo es el constructor o contratista.
- Disponiendo de este documento podemos comparar ofertas y elegir con más criterio la futura empresa ejecutora material de la reforma.
- El resultado fundamental de esta fase es la creación del presupuesto de obra, resultado de la negociación entre constructor y promotor.
- Es obligatorio comunicar a la Administración cuál será el constructor y por esto hay que elegirlo antes de empezar a tramitar permisos y licencias.
3. Permisos y licencias
- Debido a los eventuales requerimientos de cada normativa local, puede que durante esta fase nos veamos obligados a realizar algún cambio en el proyecto ejecutivo con sus consecuentes repercusiones en el presupuesto (en positivo o en negativo).
- Una manera de evitar este inconveniente es que el técnico redactor del proyecto ejecutivo sea también el responsable de la tramitación de los permisos, o que, si esto no fuera posible, se redacte un proyecto ejecutivo consultando profesionales que conozcan la normativa local vigente.
- Seguridad de uso, salubridad, protección contra incendios o accesibilidad son algunas de las condiciones exigidas por la normativa y, por esto, factores que influyen en la conformación final del local.
4. Empiezan los trabajos
- Es muy arriesgado empezar los trabajos sin contrato con la constructora. Además de las condiciones jurídicas y de trabajo que el contrato fije, forman parte integrante del mismo el presupuesto y el proyecto ejecutivo.
- Es fácil entender que en un contrato se establezca un plazo para los trabajos. Lo que resulta a veces menos obvio, es la importancia de fijar también la fecha de inicio y la fecha de entrega, más que los plazos de ejecución, para que no hayan posibles malentendidos al respecto.
5. Seguimiento de obra
- El plazo de ejecución de una obra para locales comerciales depende de muchos factores y por esto es muy variable.
- Aun así, podemos indicar un plazo medio de entre tres o cuatro semanas para una obra de unos 90/100 m2 sin grandes imprevistos y sin problemas de suministro de materiales.
- Teniendo en cuenta estos plazos, aconsejamos una visita a la semana a la obra por parte del promotor, junto al jefe de obra, el arquitecto responsable y el responsable de la empresa constructora.
- En conformidad con la Ley de Ordenación de la Edificación, (LOE 38/1999), cuando contratamos, o sea, promovemos cualquier tipo de edificación (y una reforma lo es), las primeras personas o sociedades que tienen responsabilidades y derechos en este tipo de operación son tres: el promotor, el arquitecto y el constructor.
- El promotor no puede dejar que se ejecuten trabajos sin su conocimiento o aprobación puesto que, al promover la reforma, ha decidido ser uno de los principales actores de la misma.
5. Certificaciones
- Pocas veces ha pasado que en la reforma de un local comercial las cosas hayan ido según lo previsto desde un principio, o sea, según lo pactado con los planos y presupuestos iniciales.
- Esto es tan cierto que la misma Administración prevé documentos que regulen y en los se reflejen todos los cambios que hayan surgido en fase de reforma.
- Estos documentos son las certificaciones finales de obra, firmadas por arquitecto y promotor, en las que se redacta el estado final de la obra (as Built).
- Sin las certificaciones finales de obra y de las instalaciones, el arquitecto no puede firmar la recepción final de la obra y, muchos ayuntamientos, sin estos documentos no conceden Licencia de Actividad.
- Aparte de este aspecto jurídico, las certificaciones cierran el coste real y final de la reforma y en base a ellas se generan los anexos al contrato para que allí conste el real desarrollo de los trabajos.
- Como se puede comprobar, en obras de cierta complejidad, la documentación inicial (contrato, proyecto ejecutivo y presupuesto) no es otra cosa que una base, un punto de partida que nos permite iniciar la reforma pero que está sujeto a variaciones durante el curso de los trabajos.
6. Mantenimiento
- El contrato de mantenimiento de las instalaciones, firmado por el promotor, forma parte integrante de la certificaciones finales de las mismas. Este hecho nos indica que el mantenimiento no es ninguna opción que se pueda escoger. El titular de la actividad está obligado a mantener en buen estado la instalación eléctrica, climatización, extracción, protección y detección de incendios.
- Otra cosa son aquellas acciones que mantienen siempre nueva la imagen del local. Las probadas diferencias de volumen de flujo de visitantes de un local, dependiendo de su buen o mal estado, será el argumento principal, sino lo es la Ley, para que también en este aspecto se proceda a un constante mantenimiento.
Conclusión
Redactar un proyecto ejecutivo, elegir con atención la constructora, atar bien todas las condiciones de trabajo, seguir la obra y estar al corriente de los cambios y mantener el local en buen estados, son los pasos básicos a seguir para mantener el control de los trabajos de una reforma.
El objetivo principal de seguir bien los pasos es que el promotor de una reforma tenga el control de calidad, de plazos y económico de los trabajos.
Si quiere profundizar en cómo abrir un local, puede ponerse en contacto con la consultora de franquicias FDS en el email fds@fdsconsulting.net o en el teléfono 902 40 11 22