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Comunicaciones entre las partes: Requerimientos por escrito

Franquicias & Negocios

En las relaciones jurídicas de tracto sucesivo, esto es, aquellas que vienen configuradas por derechos y deberes que se concretan en múltiples prestaciones exigibles a lo largo del tiempo –como es el caso de la franquicia- es habitual que se susciten diferencias entre las partes en relación con la forma, el tiempo y el contenido efectivo de las citadas prestaciones.

Efectivamente, en una relación que se prolonga durante años no es infrecuente que cada una de las partes se vea –en un momento dado- en la obligación de llamar la atención de la otra en casos de cumplimiento defectuoso, tardío, etc de una o varias obligaciones. Estos eventuales incumplimientos pueden tener mayor o menor entidad, de forma que la parte que se ve afectada por una conducta no ajustada a lo pactado puede verse en la necesidad de “llamar al orden” a la otra, con el fin de que rectifique y adecue su conducta a lo previsto en el contrato o bien (en aquellos casos más graves y siempre que se den las condiciones necesarias para usar de esta posibilidad) comunicar la voluntad de resolver anticipadamente el contrato por incumplimiento, o incluso la resolución misma.
En todos estos casos la parte afectada por la conducta inapropiada tiene a su disposición diversos medios de comunicación para ponerse en contacto con la otra, transmitir su disconformidad con la situación, intimar al recto cumplimiento de lo acordado y, en su caso, resolver el contrato, comunicar el ejercicio de acciones, etcétera.

Conviene por tanto analizar qué medio resulta más adecuado para efectuar esta clase de comunicaciones o requerimientos, teniendo en cuenta que el propio acto de requerir y el contenido mismo del requerimiento han de quedar perfectamente acreditados, máxime cuando en muchas ocasiones tales comunicaciones acaban siendo incorporadas a procedimientos contenciosos (judiciales o arbitrales).
Por ello, desde el punto de vista de la eficacia, debemos descartar de entrada las comunicaciones verbales o telefónicas precisamente por la dificultad de acreditar en caso necesario su efectiva existencia y/o contenido, propugnando en todo caso la utilización de la forma escrita.
Pese a su generalización y ventajas prácticas, tampoco consideramos adecuada para este fin la utilización del correo electrónico y menos aún del correo ordinario, por la dificultad de acreditar la recepción de la comunicación por el destinatario y su contenido en un procedimiento judicial.
En síntesis, se hace necesario un medio escrito que permita probar a todos los efectos al requirente la existencia de la comunicación, la fecha, la recepción por parte del destinatario y –lo que es más importante- el concreto contenido del requerimiento.
Para ello el requirente tiene a su disposición dos medios: el requerimiento realizado por conducto notarial y el burofax remitido a través del servicio de Correos.

El requerimiento notarial
Bajo esta denominación nos referimos a las Actas de notificación y requerimiento reguladas en los artículos 202 y siguientes del Reglamento Notarial de 2 de junio de 1944. Según dispone el primero de dichos artículos “Las actas de notificación tienen por objeto transmitir a una persona una información o una decisión del que solicita la intervención notarial, y las de requerimiento, además, intimar al requerido para que adopte una determinada conducta” Por exceder de los límites de estos comentarios no entraremos en detalles prácticos; baste decir que –precisamente por la intervención notarial- el requerimiento efectuado por esta vía acreditará fehacientemente la recepción o rechazo de la comunicación y su contenido teniendo –además- la especial fuerza probatoria que la ley concede a los documentos públicos (artículos 319 y concordantes de la Ley de Enjuiciamiento Civil).
Pese a constituir el medio más adecuado de practicar un requerimiento en casos de incumplimiento contractual, este procedimiento tiene algunos inconvenientes que deben ser señalados: su mayor coste y la necesidad de dirigirnos personalmente a una Notaría, en un determinado horario, etc.

El burofax
Precisamente por su menor coste, por su rapidez y por su flexibilidad (permitiéndose el envío incluso desde el propio ordenador del requirente), se ha generalizado en el tráfico económico la utilización de este medio que ofrece el servicio de Correos para la realización y requerimientos y toda clase de comunicaciones que deban quedar suficientemente acreditadas. Su operativa práctica puede describirse brevemente como sigue:
El requerimiento por escrito, se deposita en la oficina de Correos que lo remite a la oficina de correos más próxima al domicilio del destinatario. Una vez allí el servicio de reparto lo entrega al destinatario (en mano, lista / apartado de correos, etc).
La versatilidad de este medio se ha visto incrementada con la posibilidad de que el remitente envíe el burofax –siempre que el destinatario resida en España- por medios telemáticos desde su propio ordenador, con las mismas garantías, mediante el uso de tarjeta de crédito u otros medios de pago on-line.

Con ello habremos conseguido una comunicación rápida, eficaz y con plena constancia de su envío, pero para cubrir las necesidades de acreditación a que nos venimos refiriendo en el presente artículo es absolutamente necesario hacer uso de dos posibilidades que ofrece el servicio:

  1. El acuse de recibo. Con ello tendremos acreditada la correcta recepción (o no) del requerimiento por parte del destinatario. Esta característica sólo está disponible para España y Andorra.
  2. La copia certificada (o certificación de texto), que consiste en una copia sellada y certificada por el funcionario correspondiente por la que se acredita que el contenido de la comunicación enviada y recibida por el destinatario es exactamente el que se certifica.

Ciertamente que, desde un punto de vista jurídico, estaremos ante un documento privado pero la práctica procesal viene demostrando una eficacia probatoria análoga a la del conducto notarial, de modo que el burofax se ha erigido en una suerte de “prueba estrella” en lo que a comunicaciones entre las partes se refiere. No en vano en numerosos contratos de franquicia son las propias partes las que se obligan a utilizar este medio en todas sus comunicaciones con trascendencia contractual.

Ahora bien, el emisor de una comunicación debe extremar al máximo las precauciones en relación con el contenido de la misma, ya que la eficacia probatoria del escrito también despliega sus efectos contra su autor, que quedará de este modo “vinculado” por sus propias palabras. En muchas ocasiones, una carta es el paso previo a una demanda judicial. Por ello, resulta imprescindible un alto grado de reflexión y análisis de los concretos términos del requerimiento resultando aconsejable –ya desde ese momento– contar con asesoramiento especializado.

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