facturación electrónica o "e-facturación" está llamada a ser un elemento revolucionario como vehículo para instrumentar mejoras en determinados procesos críticos de las empresas. La adopción de la facturación electrónica se ha convertido en una oportunidad de ahorro de costes, que puede ser aprovechada para la mejora de la competitividad en las franquicias.
La posibilidad de realizar la facturación de forma electrónica abre múltiples oportunidades de mejora en el modo de ejecutar algunos procesos críticos en el sector de las franquicias. Podemos establecer una sencilla clasificación para analizar los procesos de facturación tradicionales: la facturación emitida (ejemplo: franquiciador-franquiciado o franquiciado cliente final empresa y la facturación recibida) (ejemplo: en la central de compras de la franquicia).
La facturación emitida
La relación entre franquiciador y franquiciado constituye un escenario muy adecuado para el despliegue de la facturación electrónica, puesto que resulta más plausible alcanzar con rapidez la confluencia de voluntades necesaria entre emisor y receptor, para que las partes acuerden la adaptación de sus procesos, a fin de beneficiarse de las mejoras en la eficiencia derivadas de su utilización. También la emisión de facturas a cliente final, sobre todo si éstas son empresas, es un área de alto interés para el despliegue de este tipo de soluciones. Para emitir facturas... ¿qué necesitamos?: generar los datos que las compondrán en nuestro sistema de gestión, imprimirlas, recogerlas de la impresora, ensobrarlas, franquearlas y enviarlas. En la substitución del envío en papel por un envío telemático se producen los ahorros más obvios, pero no los más importantes.
No podemos olvidar los costes necesarios para garantizar el cobro: sistemas de control, personas dedicadas a la gestión de cobros, teléfono, fax, costes en tesorería por incertidumbre... que podemos minimizar al adoptar la facturación electrónica.
Facturación recibida en la central
En muchas enseñas encontramos una concentración de facturación recibida en la compañía que realiza la función de centralización de las compras. El receptor de facturas debe abrir los sobres, decidir el departamento destinatario e iniciar un, normalmente, largo periplo que pasa por todas aquellas dependencias que deben realizar algún tipo de revisión.
Una fuente no desdeñable de incidencias y costes proviene de la introducción de los datos de las facturas recibidas en los sistemas informático y de la recepción y/o respuesta a proveedores mediante fax, carta o teléfono para solventar las disputas comerciales o, simplemente, para informarles acerca de la conformidad de facturas, fechas o condiciones de pago, a falta de algún sistema más estructurado para canalizar esta comunicación.
La confluencia de diversos factores tales como la eclosión del número de franquicias con capacidad de conexión a Internet a precios asequibles y la disponibilidad en las mismas de sistemas de gestión informatizados, crean el escenario propicio para que la facturación electrónica se convierta en una realidad fuertemente implantada en el ámbito empresarial.
Ahora es el momento
La nueva legislación sobre firma electrónica y la normativa relativa a facturación electrónica conforman también un escenario legal suficientemente desarrollado y amplio para contemplar múltiples posibilidades. Con la legislación vigente cualquier empresa ya puede facturar electrónicamente y beneficiarse de todas las ventajas que ello representa, sin mayor dilación.
La evolución legislativa propiciará la aparición de compañías que ofrezcan servicios de externalización del proceso de conversión de la facturación tradicional en facturación telemática, la publicación de las facturas y su puesta a disposición de las empresas receptoras, los servicios de mensajería relativa a facturas, la custodia, etc. El Grupo Banco Sabadell, a través de su filial especializada en Facturación Electrónica ya dispone de una completa y consistente oferta en este ámbito. Los servicios relacionados con la e-facturación que esta empresa ofrece, permiten compartir una potente y fiable infraestructura, así como todos los desarrollos aplicativos necesarios para que cualquier empresa pueda externalizar toda aquella parte del proceso de la que no obtiene valor, costes.
La facturación electrónica también propicia la aparición de instrumentos financieros adaptados que resultan definitivamente más eficientes para las empresas usuarias, tales como el "e-factoring" y el "e-confirming". Si estas operaciones se instrumentan sobre facturas electrónicas alcanzan su cénit de agilidad y comodidad tanto para la empresa solicitante de la financiación como para la posible confirmadora del pago de las facturas.
Un sistema lleno de posibilidades
Como conclusión, destacaríamos que la facturación electrónica se está erigiendo en una oportunidad de mejoras espectaculares en los procesos de las empresas que actúan en el sector de la franquicia. Los costes del proceso de facturación, según las fuentes que consultemos se suelen cifrar entre los 10 y los 20 euros por factura, mientras que el objetivo alcanzable es el de conseguir costes, para el mismo proceso, en una horquilla entre los 3 y los 7 euros, gracias a la facturación electrónica. ¿A qué esperamos?
¿Dónde pueden hallar las franquicias argumentos para utilizar un sistema de facturación electrónica? en...
- Los ahorros de papel, sobre y franqueos.
- Los ahorros en re-introducción de datos en diversos sistemas desde el papel.
- La eliminación de los consiguientes errores.
- La posibilidad de automatizar la integración con sus sistemas contables.
- La posibilidad de incorporar sistemas automatizados de conciliación de facturas recibidas con albaranes y órdenes de compra.
- La estandarización y mecanización de determinados tratamientos sobre las facturas, sus condiciones de pago y las comunicaciones con proveedores y clientes, relativas a estos procesos.
Redacción Marzo 2004