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Como mantener controlados los costes de una reforma

Franquicias & Negocios

Es muy habitual que una vez se ha valorado el importe de la reforma haya desviaciones con respecto a la inversión estimada inicialmente. En este artículo reflexionamos sobre cómo se debe actuar para mantener controlados los costes de reforma de un local comercial.

El coste total de una reforma varía en función de 3 factores:

  1. El tipo de actividad que queremos implantar.
  2. El estado en el que se encuentra el local antes de la reforma.
  3. El equipo de profesionales del sector que hemos escogido para la ejecución.

Para mantener el coste final de una obra lo más cerca posible de las estimaciones iniciales conviene seguir las siguientes fases de trabajo y preceptos de funcionamiento:

Hacer una visita previa de un técnico competente:
Es imprescindible que el técnico competente y futuro autor del proyecto de reforma haga una visita exhaustiva del local a reformar. Durante esta visita el autor del proyecto valorará el estado del local y su idoneidad para la actividad comercial.
El análisis del estado actual permite conocer hasta qué punto y a partir de dónde se tienen que ejecutar los trabajos de la futura obra.
Por ello durante la visita se toma nota de una serie de informaciones extremadamente valiosas para la redacción del proyecto y la valoración de la inversión. Algunas de las informaciones pueden ser, por ejemplo, el estado y la ubicación de todas las acometidas y contadores de las instalaciones, metros cuadrados reales construidos y útiles, estado de la distribución, estado de la fachada exterior, valoración del estado de solidez estructural del edificio, control de los niveles, etc.
Esta visita inicial en profundidad ayudará a que el presupuesto sea lo más acertado posible.

Redactar el proyecto ejecutivo y la memoria de materiales:
Para obtener un presupuesto detallado y con un margen reducido de desviación es imprescindible contar con un proyecto ejecutivo bien preparado.
La redacción de un proyecto y una memoria permiten un presupuesto en detalle ya que es la “documentación guía” de todos los futuros trabajos.
En el proyecto se redactan los planos del estado actual y del estado reformado, y en la memoria se describen los planos por capítulos.
Gracias a estos documentos una constructora es capaz de conocer cuáles son los trabajos de la reforma y valorarlos económicamente sin grandes desviaciones.
Sin esta documentación de base, cualquier presupuesto de obra puede ser sujeto a fuertes variaciones porque no puede valorar toda una serie de operaciones consecuenciales que definen un proyecto ejecutivo.

El presupuesto como documento primario de una obra
Si hemos seguido los pasos indicados disponemos ahora de un presupuesto valorado económicamente por una constructora y redactado por un arquitecto.
El presupuesto es una estimación de los costes que puede estar sujeto a cambios según se encuentren dificultades en la ejecución y modificaciones en el diseño del proyecto inicial.
Esto nos permite seguir y entender paso a paso todas las fases de la obra, controlar que se esté realmente ejecutando lo pactado, y conocer el precio de los materiales y ejecución de los trabajos.
Con un presupuesto fruto de un proyecto y de una memoria disponemos del medio que permite comparar lo que se hace en la obra  con lo que estaba previsto en el proyecto y, gracias a ello, detectar todas las diferencias que corresponden a las desviaciones de costes.

Mantener una fluidez de comunicación
Es muy importante mantener una comunicación fluida entre las partes para gestionar óptimamente una reforma. Ello conlleva que ambas partes colaboren en pos de la correcta y puntual ejecución.
Mantener una comunicación fluida y regular evita incomprensiones y desconocimientos.
Todas las posibles desviaciones detectadas durante una reforma son causantes de intensas discusiones que se producen en el seno de las reformas. Normalmente estas discusiones y discrepancias nacen porque no se siguen los pasos fundamentales descritos y, por esto, es imposible prevenir o conocer de antemano las desviaciones. En la mayoría de los casos el promotor se enfrenta a hechos ya consumidos sin la posibilidad de tomar parte en las decisiones, hecho que le genera cierta sensación de falta de control en los trabajos que él mismo financia.

Para evitar estas situaciones, todo tipo de desviación tiene que ser comunicada de antemano en visitas semanales de obra, en las que la participación de todos los actores de la reforma (promotor, arquitecto, constructora) garantiza un estado de información constante de todo tipo de problemática. Por esto, cuánto más se implique el promotor en su seguimiento durante la fase de ejecución, menos sorpresas tendrá a la hora de recibir facturas.

El control de facturas
Durante la fase de emisión de facturas por parte de la constructoras, en una obra llevada de forma apropiada por promotor, arquitecto y constructor, las facturas no deberían reflejar ningún trabajo que el promotor no conozca a través del presupuesto inicial y de las modificaciones acordadas, así como de las anomalías ocurridas durante las visitas de obra.
La supervisión de todas las facturas de la constructora por parte del arquitecto es un medio de protección del cliente que, en muchos casos, desconoce el precio de mercado de materiales y mano de obra especializada.

Conclusión
Podemos controlar los costes de una obra si seguimos desde un principio los pasos adecuados.
Es importante que estemos siempre al corriente del estado de los trabajos comparándolos con presupuestos y planos redactados por los profesionales del sector.

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