Uno de los objetivos más codiciados de todo profesional que quiera desarrollar un negocio de correduría de seguros de alto rendimiento es disponer de un equipo de trabajo experimentado y coordinado que le ayude a obtener alta rentabilidad. Contar o no con el partner adecuado puede suponer la diferencia entre el éxito y el fracaso.
Pero más allá de lo que puede aportar una organización como Grupo Recoletos & Spasei existen una serie de pautas esenciales en la organización de cualquier trabajo en equipo que no debemos pasar por alto.
Por eso, hoy nos vamos a centrar en unos consejos básicos en la organización de un equipo de trabajo eficiente:
1. Tu rutina (Planifica tu tiempo)
El trabajo en equipo comienza por uno mismo. Cuando se trabaja en equipo es importante establecer una rutina diaria y mantener un horario estable. Si cumplimos esta premisa a rajatabla -teniendo en cuenta las circunstancias de cada uno- nos será más fácil cumplir los objetivos del día a día y no dejarnos nada pendiente.
Siempre es recomendable establecer rutinas, tanto a la hora de comenzar y terminar de trabajar, como en tareas habituales como planificar la agenda, mantener reuniones, contestar correos, hacer llamadas, etc. Y, por supuesto también, establecer tiempos de descanso, tomar café con el resto de compañeros es una buena forma de establecer una relación cordial que facilitará la comunicación en el equipo de trabajo.
2. Tu agenda (Organiza tus reuniones)
Organizarse y tener un orden de lo que queremos hacer en el día es imprescindible para poder trabajar con los compañeros de manera coordinada. Hay que ser organizados, marcar los tiempos y las tareas que cada uno debe realizar. Tener un alto grado de responsabilidad, tanto a nivel individual como con el equipo. Si cada uno va por su lado, sin pensar en el grupo, será un caos y nada funcionará.
En este sentido, el uso de herramientas para gestionar el tiempo, como una agenda online en la que puedas compartir con el equipo determinados eventos es vital. Para facilitar la organización de reuniones y llamadas, se pueden crear determinadas agendas por áreas de trabajo a la que accedan los miembros de equipo que se encarguen de esas funciones.
Un consejo muy útil es que las reuniones que convoquemos no sean, por regla general, a horas enteras. Es conveniente hacer reuniones un poco más cortas (unos 50 minutos) y dejar así espacios de tiempo entre reunión y reunión que permita asentar lo tratado y hacer las anotaciones oportunas.
Intenta tener siempre tu agenda actualizada: cancela las reuniones si no puedes asistir, anota lo que consideres necesario, prepara la documentación y avisa con antelación si hay que modificarla, etc. Hay que tener muy claro el motivo principal de la reunión y los objetivos que se quieren alcanzar. Cuanto más preparado vayas a las reuniones, más eficientes y productivas serán y, por consiguiente, tendrás más posibilidades de éxito.
3. Tu espacio de trabajo (Ordena tu espacio)
También es importante destinar algo de tiempo a organizar tu espacio de trabajo. Obviamente lo ideal sería disponer de una oficina y, si se trabaja desde casa, de un despacho o sala privada para trabajar. En cualquier caso debe ser ordenado, resultar agradable y transmitir profesionalidad. Además ten en cuenta que una mala imagen puede perjudicarte a ti y a la empresa.
4. Comunicación interna (Coordínate con tus compañeros)
La comunicación es una herramienta fundamental, sobre todo para el trabajo en equipo, desde el CEO de la empresa hasta el último compañero recién llegado. Eso es así siempre, y más aún cuando se trabaja a distancia. Nadie debe sentirse desconectado del resto del equipo.
5. Transparencia
Otro de los principios que deben primar en un equipo de trabajo eficiente es la transparencia. Comenzando desde los cargos de máxima responsabilidad, que deben comunicar en todo momento la visión general de la empresa, las razones en la toma de decisiones, nuevos rumbos a seguir, etc. Y también viceversa. Es importante que trasladar nuestras impresiones: las cosas buenas y las malas, lo que nos parece bien y lo que no nos gusta tanto, cuando consideramos que alguien toma una decisión equivocada, felicitar al compañero cuando tiene éxito, etc.
Si queremos formar parte de un equipo de trabajo eficiente no podemos quedarnos callados ya que eso perjudica al equipo de trabajo en conjunto. Debemos comunicar todo: cuando estamos bloqueados, nos sentimos perdidos o atascados en alguna gestión, cuando algo no se sabe hacer, cuando no vamos a llegar a tiempo, si el trabajo nos supera o necesitamos ayuda, etc. Y lo mismo cuando sucede al revés: compartir los conocimientos y experiencias adquiridos nos enriquece a todos y nos permite ser más eficientes, mejorar la relación con nuestros clientes y tomar mejores decisiones. Hay que ser proactivos y comunicar todo aquello que pueda ayudar al equipo.
Al final, todo se resume en una serie de valores: organización, comunicación, transparencia, respeto, empatía, responsabilidad, honestidad, confianza, compromiso con el equipo,… Si todos seguimos las mismas normas y remamos todos en la misma dirección seremos un equipo eficaz y resolutivo.