Como ya indicábamos en la primera de nuestras claves para ofrecer el mejor servicio, en Grupo Recoletos & Spasei hemos implementado a lo largo de los años una serie de herramientas de trabajo que nos han permitido ayudar a las delegaciones a trabajar de forma más eficiente.
En el segundo post de la serie compartimos algunas recomendaciones básicas para sacar el máximo partido a nuestras reuniones de
trabajo, tanto en formato online como presencial.
En esta ocasión vamos a repasar 5 herramientas digitales que te ayudaran en tu día a día para mejorar la organización y la comunicación. Pero si queremos sacarles el máximo provecho a cada una de ellas es necesario seguir algunas recomendaciones:
Email
El correo es una herramienta de comunicación no urgente. Por tanto, lo utilizamos para temas que no implican demasiada premura, o para dirigirnos a personas externas a la empresa. Si queremos resolver cuestiones internas o temas urgentes que podemos solucionar por otras vías de comunicación como Slack, Whatsapp o el teléfono, evitamos el email.
Cuando nos vamos de vacaciones es importante dejar activado el aviso de respuesta automática, o «out of office» (OOO), para informar del período de nuestra ausencia y de la persona que atenderá los temas que no puedan esperar. De esta forma, cuando alguien nos envía un mensaje y estamos ausentes, recibirá un correo automático con la respuesta que hayamos configurado. Dicho mensaje nos permite también delegar los asuntos importantes en otro compañero.
En los mensajes de los correos es muy útil y práctico poner en copia a las personas implicadas para que el equipo de trabajo pueda estar coordinado (CC) y siempre «responder a todos» para que nadie pierda el hilo de la conversación.
A la hora de enviar campañas de Email Marketing existen en el mercado una amplia variedad de programas que facilitan el envío de correos masivos, la segmentación de contactos y el análisis posterior de resultados: tasa de aperturas y clicks.
Slack
Es una app de mensajería instantánea que se usa principalmente para la comunicación interna. Se organizan canales (o grupos) por departamento o temática para optimizar la comunicación sin saturar el canal general.
Es recomendable descargar la aplicación de Slack tanto en el ordenador como en el móvil, y permitir las notificaciones para recibir alertas de mensajes nuevos. Estos avisos se pueden desactivar en cualquier momento o incluso programar en horarios.
También podemos usar los estados para avisar a los demás cuando estamos reunidos, de vacaciones, etc. y así evitar molestias innecesarias.
Para organizar conversaciones sobre mensajes específicos debemos responder en el hilo de la conversación. Esta opción de Slack, a diferencia de otras herramientas como Whatsapp, nos permite comentar un tema con más detalle, sin escribir en la conversación de un canal.
Si en un determinado canal queremos que alguien responda un tema, se le puede citar expresamente con su nickname.
Además de unirse a los diferentes canales y leer todos los mensajes que se publican, es recomendable participar en ellos, aportando ideas, dando feedback, etc., en la medida de nuestras posibilidades. Por supuesto, hay que ser educado, cuidar el lenguaje y evitar temas polémicos que no tengan relación con la empresa. No deja de ser una herramienta de trabajo.
Meet
Con esta plataforma podemos realizar cómodamente videoconferencias. Recomendamos siempre antes de las reuniones comprobar que todos los accesorios que vayamos a utilizar (micrófono, auriculares, cámara,…) funcionan correctamente, y así estar preparado cuando comience.
Si utilizamos un ordenador de escritorio o portátil podemos unirnos desde cualquier navegador web, no hace falta descargar nada. En caso de conectarnos desde teléfono o tablet hay que tener instalada previamente la aplicación móvil de Google Meet.
Para acceder hay que iniciar sesión en Google y siempre es conveniente estar identificados con nuestro nombre completo, ya que puede haber invitados que no nos conozcan o nuevos miembros en el equipo.
Actualmente existen en el mercado varios software como Zoom, Teams, Skype,… Por lo que es conveniente tener esos programas instalados por si tuviéramos que necesitarlos.
Calendar
Con esta herramienta programamos nuestras reuniones. Para convocarlas y aceptarlas, como siempre, debemos usar nuestra cuenta de Google.
En caso de recibir una invitación a una reunión, si podemos asistir, debemos aceptarla para que el organizador esté informado. Si no podemos asistir, es mejor intentar hablar por otra vía para buscar fecha alternativa.
Para conocer la disponibilidad nuestra agenda debe ser pública para el resto de la empresa. Compartir tu calendario con otros miembros del equipo de trabajo facilitará la organización de nuestras reuniones.
Para sacar el máximo partido a esta herramienta podemos utilizar las alertas (compatibles con nuestra cuenta de correo), que nos ayudarán a ser puntuales. O sincronizar nuestro Calendar con Slack para que los compañeros puedan ver cuando estamos reunidos, y así evitar que nos molesten.
Drive
Google Drive es un servicio de almacenamiento en la nube que nos sirve para guardar nuestros archivos, compartirlos con grupos de trabajo e incluso hacer copia de seguridad. Por supuesto, nunca usaremos Drive para guardar documentos personales. Es una herramienta fundamental para centralizar la información de la empresa en la nube de forma segura y acceder a la misma desde cualquier lugar.
Es muy importante controlar quién tiene acceso a Drive. Los documentos de Drive pueden ser de uso privado o público. Por seguridad debemos siempre conocer quién tiene acceso a los documentos.
Debemos organizar Drive con carpetas clasificadas por temáticas y con nombres de archivos descriptivos para que sea fácil de administrar. También es recomendable hacer limpieza cada cierto tiempo eliminando los documentos que ya no necesitemos, para facilitar la búsqueda de información y de paso consumir menos espacio.