Diez pasos para ser un profesional eficaz y eficiente

Gestionar bien tu tiempo es clave para obtener los mejores resultados en tu trabajo y también en tu vida.
¿Nunca te ha ocurrido estar estresado de no saber por qué cosa empezar?, ¿te ha estresado estar haciendo una cosa y pensando en todas las cosas que no estas haciendo?, ¿te has estresado por no estar seguro de si te estás olvidando de algo (con tantas cosas que tienes en la cabeza)?, ¿has entrado en el estado de caos que no sabes ni tan solo cuál es la foto de todos tus frentes abiertos?

Tal como dijo Aristóteles, tenemos el poder de hacer cosas, pero también tenemos el poder de decidir qué cosas no hacer. Nuestro tiempo es limitado. Elegir qué hacemos es una primera tarea que debemos hacer continuamente y de manera regular.

Organizar varios temas simultáneamente es complejo y duro para nuestro cerebro y estado emocional.
El primer paso es definir un proceso de administración de tareas eficaz, que nos evite sentirnos abrumados, frustrados y estresados.

Vale, necesito organizarme, pero ¿cómo lo hago?
El método desarrollado por el gurú David Allen, sugiere seguir una dinámica basada en varios pasos:

1. Toma las decisiones de entrada sobre las cosas que te lleguen: Cada vez que nos entra algo, una llamada, un email, una carta, un visita, ... de la que resulte una tarea a realizar debemos tomar la decisión sobre qué hacemos con ella en el momento. Y la decisión será seguir uno de los 5 siguientes caminos:

• Actuar y hacerla enseguida.
• Descartar el tema. Decidir no hacer nada.
• Archivar el tema para consulta en un futuro, si en algún momento necesitamos acción.
• Añadir la tarea a un sistema de administración de tareas, que nos permita programarla y hacerla más adelante. Es clave tener un sitio al que ir a mirar para que no tengamos la tarea en el cerebro.
• Delegar la tarea y añadirla a un sistema de administración de tareas para poder seguir a la persona a la que se ha delegado la tarea.

No se debe dejar la tarea en cestos, pilas de carpetas, genéricas en las que los temas se vuelvan a procesar, ya que se desperdicia tiempo y energía mental cada vez que volvemos a arrancar mentalmente un tema. Se piensa una vez sobre cada tema, de entrada. Así nos evitamos repensar muchas veces la misma acción.

2. Organízate por proyectos, desgranándolos en tareas. Las tareas son pasos simples, sencillos, que deben ser pasos posibles de realizar sin pensamiento adicional. No se puede subir una montaña, pero si se puede dar un paso. Los proyectos no se hacen, se hacen las tareas. Por tanto debemos concretar cuáles son los pasos limitados a realizar que se necesitan para llevar a cabo el proyecto. Estas tareas nos deben permitir actuar de inmediato sin necesidad de pensar en ellas. Las tareas deben ser pues pasos posibles de realizar (si son demasiado complejas, es que todavía no es una tarea sola). Las tareas deben ser pasos simples, claros, listos para la acción. Se debe huir de frases ambiguas que requerirán más pensamiento para subdividir la tarea antes de poder continuar.

Necesitas una lista de todos sus proyectos y también una lista de tareas para llevar a cabo cada proyecto. Pero lo más importante es determinar dentro de cada proyecto cuál es la siguiente acción, que es la que se debe llevar a cabo primero. Ejecuta las tareas “siguiente acción” de cada proyecto. No tendrás que observar todas las tareas de todos los proyectos si no solamente las siguientes acciones.

3. Haz las tareas pequeñas inmediatamente, no las programes. Si programas una acción que se hace en menos de dos minutos tardarás más en planificar que en hacerlo. Si algo hay que hacerlo y se tarda menos de 2 minutos en realizarlo, no lo pospongas.

4. Crea tu propio sistema de administración de tareas: Las tareas que no ejecutes inmediatamente a su entrada, deben ser programadas. Si creas tu propio sistema, tendrás listas de proyectos y listas de tareas dónde podrás revisar lo que tienes que hacer. Tener tus proyectos inventariados en un sistema le permitirá a tu mente descansar. De lo contrario tu mente subconsciente estará trabajando en segundo plano recordándote lo que tiene que hacer en todo momento consumiendo una gran energía no productiva. Estarás alerta para no olvidar los frentes que tiene. Esto genera estrés y cansancio.

5. Programa las tareas que no ejecutes ya: Planificar una tarea implica tomar una serie de decisiones, de las cuáles dos son muy importantes:

• ¿Cuál es la fecha límite?: pensar sobre cuándo conviene que esté terminada nos ayudará a decidir cuándo toca hacerla.
• ¿Cuál es la siguiente acción?: este es el aspecto más importante de todos, especificar el paso concreto que toca hacer primero. Decidir cuál es el siguiente paso y definirlo es la parte más importante. Usted debe visualizar los resultados que quiere conseguir con ese paso. Quizá los posteriores estén más “borrosos” pero el siguiente debe estar claro. Se puede no tener claros todos los pasos que quedan hasta acabar un proyecto pero la siguiente acción si debemos definirla.
• Filtra tus listas de tareas: Es importante que visualices las tareas que te toca hacer de manera filtrada (las del día, las de la semana, las del trabajo, las siguientes acciones,...) . Si se observa la lista de todas las tareas pendientes se generará estrés y desenfoque. Se pierde mucha energía al observar las listas largas de tareas y decidir qué toca hacer aquí y ahora. Por eso es bueno realizar la planificación semanal de lo que vamos a hacer y así olvidarse de lo demás. Además es aconsejable realizar la planificación semanal los lunes por la mañana con la cabeza despejada.

6. No pienses en las tareas que no estás ejecutando: Ten la mente clara como el agua, “be water my friend”, como dicen en las artes marciales. Si miras el universo de tus proyectos, en vez de la tarea concreta, se desenfocará y bajará la calidad de su trabajo. Vaya “partido a partido”. Tener un sistema de trabajo organizado te tranquilizará a centrarse en la tarea actual ya que podrá confiar en que el sistema le servirá de recordatorio y no deberás tener las cosas en la cabeza, fatigándole. Tener todas las cosas en la cabeza produce estrés no productivo.

7. Revisa tu sistema de administración de tareas de manera regular. El sistema de administración de tareas solo es útil si lo tienes al día regularmente. Es crítico revisar diariamente las acciones y reorganizar semanalmente el sistema general.

8. Elije los proyectos y las tareas con la brújula y no con el reloj: Además de conseguir hacer las cosas en forma rápida y eficaz, es clave elegir aquellos proyectos estratégicos que realmente le importan. Piensa que siempre tendrá más cosas que hacer de las que puedes. Es muy importante saber renunciar a realizar cosas. Saber decidir qué cosas no se van a hacer. Aprende a renunciar. Se deben alinear las tareas diarias con sus objetivos a largo plazo. No se trata de hacer muchas cosas, sino también de hacer las mejores, las más importantes.

9. Planifica tiempo para tus tareas Importantes no Urgentes: Las tareas urgentes siempre se priorizan. Las urgentes importantes, caen por su propio peso, pero en muchas ocasiones las tareas urgentes no importantes impiden realizar las tareas importantes no urgentes. Ese es el gran freno al avance en muchos casos. Pequeñas tareas no importantes que impiden hacer lo importante, por que no es urgente. Deberás planificar proactivamente tiempo para estas tareas todas las semanas. Así conseguirás hacer avanzar su trabajo estratégico.

10. Ten disciplina: Incorpora hábitos de administración de procesos de tareas para conseguir un flujo de trabajo eficiente. Harás más cosas todos los días con el mismo tiempo. Piensa en la manera como trabaja e intente incorporar las mejores prácticas de gestión de tareas. No trabajes sin analizar cómo trabaja. Revisa tu sistema de tareas siguientes cada día por la mañana, al mediodía y antes de acabar. Revisa tu sistema general de proyectos de manera semanal para programar las tareas siguientes que debe y quiere hacer esta semana.

Conclusión

Para ser eficaz, hacer muchas cosas y quitarnos el estrés de encima debemos tener claro cuáles son nuestros proyectos estratégicos, programar tiempo proactivamente para ellos y seguir un sistema de administración de tareas que nos mantenga eficientes a la vez que nos des estrese al saber que tenemos un medio dónde están registrados todos nuestros proyectos y tareas.