La mayoría de empresas no dedican el suficiente tiempo y atención a la hora de seleccionar el software a utilizar.
Suelen analizar pocos aspectos del mismo y se suelen basar principalmente en el puramente económico que, aunque importante, no debería ser tan determinante, puesto que puede ser mucho más caro y costoso el no seleccionar correctamente el software desde el principio y tener que cambiarlo al poco tiempo.
Visión a medio-largo plazo
Lo primero que hay que hacer a la hora de analizar los distintos software del mercado, es hacerlo con una visión a medio-largo plazo, es decir, no nos debemos limitar a buscar una solución para la necesidades actuales del negocio. Hay que tener una visión más amplia e intentar anticiparnos a las necesidades futuras, teniendo en cuenta adónde queremos llegar y los requerimientos que tendremos una vez lleguemos, ya que si elegimos un programa para ‘el corto plazo’, puede crearnos limitaciones y suponer un freno para nuestro desarrollo.
Si a medio plazo tenemos que cambiar nuevamente de software será muy costoso en tiempo y dinero. Es posible que para ello se precise de un programa más caro, pero a la larga sale mucho más barato que si tenemos que comprar más de un programa, y no sólo por el precio de los programas en sí mismos, sino por el coste de la implantación del cambio, que es mucho más elevado.
Al mismo tiempo, también hay que tener claro que los programas más caros y que hacen más cosas no tienen porqué ser mejores para nosotros. Seleccionar un programa sobredimensionado y excesivamente complejo para nuestras necesidades también es un error, que además de hacernos pagar más de lo debido puede incluso complicarnos la vida.
Visión global de la cadena
Otra aspecto importante es seleccionar el software con una visión global de la cadena. Debemos buscar un programa que cubra las necesidades tanto de la central como de los puntos de venta, ya sean propios como franquiciados.
Hoy en día existen soluciones globales que permiten integrar a toda la cadena. Si no lo hacemos, perderemos gran parte de la ‘potencia’ que genera una cadena. Si no se integra el software de la central con el de los puntos de venta, se tendrán que duplicar muchas tareas, se perderá información necesaria para la correcta toma de decisiones, será más difícil ayudar a los establecimientos y se perderá control sobre ellos.
Con el software adecuado, la central, además de poder llevar a cabo correctamente su propia gestión, podrá controlar sus puntos de venta a la vez que los dota de una herramienta que les permitirá obtener el máximo rendimiento.
Necesidades de la central y de los puntos de venta
Lógicamente, la central y los puntos de venta tienen unas necesidades distintas, por lo que el programa que seleccionemos debe ofrecer una solución integrable pero distinta para cada uno.
La central requiere una herramienta capaz de llevar a cabo la gestión de la empresa y de la cadena. Esta herramienta puede ser compleja, ya que debe tocar aspectos diferentes como son las compras, los diferentes tipos de venta, la contabilidad, las finanzas, el stock (si lo hay),... así como la capacidad de conectar con los puntos de venta y exportar e importar toda la información necesaria para la correcta gestión de la cadena y para saber qué está pasando en nuestra marca. Para ello, también es imprescindible que el programa cuente con unas buenas herramientas de análisis. Por su parte, el software debe contar con una solución para el punto de venta que sea principalmente sencilla de utilizar, además de, por supuesto, funcional. Dicha solución debe cubrir todas las necesidades que tiene el personal y le debe ayudar a agilizar su función más importante, vender, en vez de ponerle las cosas más difíciles, por lo que es básico que el programa sea fácil para cualquier tipo de persona, ya que el personal no suele tener grandes conocimientos informáticos. Además, un software sencillo e intuitivo reducirá mucho el tiempo necesario de formación y hará menos costosa la rotación de personal.
En definitiva, el software debe ayudar y hacer más eficiente tanto a la central como a los puntos de venta, integrándolos, y conseguir así un mayor rendimiento global de todos los eslabones de la cadena.
Un buen sistema de comunicación
Para conseguir la correcta integración de toda la cadena, es imprescindible que el programa que seleccionemos tenga un buen sistema de comunicación entre los establecimientos y la central.
La central debe poder transmitir toda la información necesaria a los puntos de venta para que estos puedan trabajar correctamente (referencias, tarifas, ofertas, etc.) sin tener que duplicar el trabajo de entrar los datos.
Por su parte, los establecimientos deben poder enviar toda la información necesaria para que la central pueda analizar, gestionar y ayudar a toda la red (clientes, ventas, stocks, descuentos aplicados, etc.).
Este sistema puede ser ‘on-line’ u ‘off-line’. Los sistemas on-line tienen la ventaja de trasmitir la información a tiempo real, pero es muy importante que cuenten con la capacidad de seguir trabajando en el caso de que ‘caiga’ la central, el establecimiento o el sistema de comunicaciones. Actualmente, existen sistemas ‘off-line’ que trabajan casi a tiempo real, enviando la información tan pronto se tiene conexión con la otra parte, es decir, si se está conectado la envían con menos de un segundo de retraso, pero si no la hay, se sigue trabajando y se envía todo tan pronto vuelva la conexión.
Conclusiones
Debemos tener claro que no todos los software son iguales ni hacen lo mismo, no todos se ajustan a nuestras necesidades de la misma forma, no hay ninguno que sea ‘ideal’ que haga todo lo que queremos, los más caros no tienen porqué ser mejores para nuestro caso concreto, ni los más baratos a corto plazo tienen porqué resultarnos los más económicos a largo plazo.
El software tiene que ser una herramienta que nos ayude a trabajar y nos permita alcanzar nuestros objetivos. Para ello, es imprescindible dedicar el tiempo y el esfuerzo suficientes para analizar y definir muy bien nuestras necesidades actuales y futuras, y, dentro de nuestro presupuesto, seleccionar el software que mejor las cubra, puesto que una selección errónea puede generar limitaciones a nuestro potencial de desarrollo y un elevado coste a largo plazo.