Tras analizar en anteriores posts el Plan de igualdad y el IT Compliance, en este tercer post hablaremos sobre la importancia de implementar en las empresas un «canal de denuncias» como herramienta para prevenir el fraude.
Parte 3: Canal de Denuncias
2022 es el año del Canal de Denuncias. La Directiva (UE) 2019/1937, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión, también llamada Directiva Whistleblowing (más conocida en España como Canal de Denuncias) establece, entre otras cosas, la obligación y requisitos de implantar un canal de denuncias en las empresas.
Una vez transpuesta la Directiva (pendiente de aplicar en España), las empresas, tanto públicas como privadas, que cuenten con 50 trabajadores activos en adelante tendrán la obligación de implantar un cauce interno de comunicación para denunciar todo tipo de irregularidades, garantizando la seguridad y protección para el denunciante, que tendrá la opción de registrar su denuncia de forma anónima.
¿Qué es un Canal de Denuncias?
Es un medio de comunicación, generalmente digital, que facilita la empresa a cualquier persona relacionada con ella (empleados, directivos, administradores, socios, accionistas, proveedores, exempleados, o incluso candidatos a un puesto de trabajo en la empresa) para que puedan denunciar comportamientos delictivos o fraudulentos sin miedo a represalias.
Dicho canal puede estar implementado a través de una dirección web o un software integrado dentro de la propia empresa. También existen otras vías más tradicionales pero menos efectivas como el correo electrónico o postal, el teléfono, el cara a cara, los archivos de audio, etc.
¿Cómo se gestiona un Canal de Denuncias?
Una vez recibida la denuncia por cualquiera de los canales habilitados para ello, la empresa dispone de un plazo de 7 días para comunicar su recepción. Desde ese momento, llevará a cabo una investigación de carácter interno -el responsable de cumplimiento de la empresa gestionará la denuncia- o externo -la denuncia será gestionada por abogados u otros proveedores que tenga contratados-.
En cualquier caso deberá comunicar los resultados de la investigación en un plazo máximo de 3 meses.
¿Por qué implantar un Canal de Denuncias en su empresa?
Además de cumplir con esta nueva normativa europea sobre protección al denunciante, existen numerosas organizaciones que deben implantar estos canales en virtud de otras legislaciones que les resulten aplicables. Por ejemplo: la normativa de igualdad y prevención del acoso, riesgos de seguridad, normativa de prevención de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo o requisitos de compliance penal.
Por consiguiente, todas las organizaciones deberán proceder a implantar los canales de denuncia de acuerdo a las exigencias de la mencionada directiva, paralelamente a los que ya determina la normativa de protección de datos.
Ante la inminente obligatoriedad de disponer de esta herramienta, son muchas las compañías que ya la están implementando. Incluso sin estar obligadas a cumplir con esta nueva normativa de protección al denunciante, es una herramienta útil para aquellas empresas que quieran detectar, de forma sencilla, posibles irregularidades que puedan suponer un riesgo financiero o reputacional.
Si necesita ayuda para la implantación de un canal de denuncias o cualquier otra medida de Cumplimiento Normativo empresarial en Recoletos Consultores podemos ayudarle. Nuestros profesionales especializados le ayudarán a poner en marcha y gestionar el canal de denuncias para su organización con todas las garantías.