Como señalamos en la primera clave del post la digitalización ha sido una de las señas de identidad de Grupo Recoletos&Spasei desde su nacimiento.
La pandemia de coronavirus nos obligó a apostar por el trabajo en remoto para dar respuesta a las necesidades de todos nuestros delegados y, por extensión, de toda la organización. No obstante, gracias al esquema de trabajo que ya teníamos implantado, basado en un modelo híbrido (presencial y online), la adaptación fue relativamente sencilla al tener ya implementadas herramientas tecnológicas para trabajar en remoto de forma eficiente.
Con la vuelta a la normalidad el formato de reuniones online no sólo se ha mantenido sino que la tendencia va en aumento. Pero para que tengan sentido y sacar el máximo provecho a este tipo de reuniones compartimos algunas recomendaciones básicas.
Duración adecuada (“Mis reuniones duran demasiado tiempo”)
Aunque no siempre es posible tratamos de hacer la reunión lo más corta posible. Para reuniones semanales empleamos entre 45 y 60 minutos. Si hay que tratar temas complejos que impliquen más de 1 hora recomendamos tratarlos en varias sesiones definiendo asuntos concretos para cada sesión. Siempre debemos preguntarnos si hace falta una reunión para resolver temas que se pueden solucionar con un simple email o con una conversación rápida por Slack.
Número de invitados (“Tengo demasiadas reuniones de trabajo”)
Para evitar una excesiva sobrecarga de reuniones y no disminuir la productividad de los delegados procuramos evitar las reuniones multitudinarias. Siempre pensamos en quién realmente necesita estar. Salvo ocasiones muy puntuales no es necesario reunir a todos. No invitamos a nadie que no sea imprescindible.
Reuniones mixtas (“Tener tantas reuniones online cansa”)
Como norma general a la hora de comunicar y debatir temas complejos, consideramos que es mejor una reunión presencial que cualquier otro método online. Sin embargo, para evitar desplazamientos y gastos innecesarios en ocasiones celebramos reuniones mixtas con delegados online y otros presenciales en la oficina.
Vídeo y sonido (“Mis reuniones no son tan eficientes como quisiera”)
Antes de una videollamada hay que configurar y comprobar el equipo, especialmente si se utiliza algún dispositivo nuevo como cámara, micrófono o auriculares. Debería ser obligatorio encender la cámara, además de evitar ruidos de fondo muteando el micrófono mientras no se hable, y estar atento para encenderlo cuando llegue el turno de palabra.
Hay que disponer del ancho de banda suficiente (las videollamadas en grupo de alta calidad necesitan de una conexión con velocidades mayores a las normales) y comprobar que la red de conexión sea confiable para que la experiencia sea lo más satisfactoria posible.
Y siempre, los participantes deben registrarse con su nombre antes de unirse a la llamada.
Si aplicamos estas recomendaciones básicas y sencillas, todos podremos disfrutar de reuniones eficaces de trabajo.