La ciberseguridad en la administración de fincas exige coordinar prevención, respuesta y seguro

PABEMAR, delegación de Recoletos Consultores, recomienda a los administradores de fincas definir antes de un ciberincidente cómo se coordinarán el asesor jurídico, el proveedor técnico y la aseguradora. En su análisis sobre ciberseguridad para estos despachos, la firma subraya que la protección debe abarcar los datos personales, los fondos de las comunidades y la continuidad de la actividad, además de las responsabilidades que puedan derivarse del incidente.

Los despachos gestionan cuentas bancarias, recibos, contratos y documentación de propietarios y proveedores. Un acceso no autorizado al correo puede facilitar suplantaciones o cambios fraudulentos de cuenta. Entre las medidas de prevención propuestas figuran copias de seguridad con pruebas de restauración, autenticación multifactor, actualizaciones, formación del equipo y confirmación de cualquier cambio de IBAN por un canal conocido e independiente.

El análisis distingue las funciones de cada especialista. El asesor jurídico valora las obligaciones de protección de datos y las responsabilidades; el proveedor técnico contiene el incidente, preserva evidencias y recupera los sistemas; y el ciberseguro puede facilitar servicios de respuesta y transferir determinadas consecuencias económicas, según las garantías, límites, franquicias y exclusiones contratadas.

PABEMAR aconseja resolver esa coordinación antes de contratar o renovar la póliza. Conviene comprobar si puede intervenir el abogado habitual del despacho, si necesita autorización de la aseguradora, si sus honorarios estarían cubiertos y quién dirige las comunicaciones. Disponer de varios proveedores no garantiza por sí solo una respuesta ordenada si sus funciones y condiciones de intervención no están definidas.

Cuando el despacho actúe como encargado del tratamiento y una brecha afecte a datos gestionados por cuenta de una comunidad, deberá informar a esta sin dilación indebida. La comunidad, como responsable, deberá valorar la notificación a la AEPD y la comunicación a las personas afectadas según el riesgo. La coordinación técnica y aseguradora debe respetar estas obligaciones de protección de datos.

«Lo importante es saber quién actúa, en qué orden y cómo se coordinan todos cuando ocurre el incidente», recoge PABEMAR en el artículo.

El modelo planteado organiza la actuación antes, durante y después del incidente: preparación y revisión de controles; activación de los especialistas sin retrasar las comunicaciones obligatorias; y recuperación, documentación y seguimiento. La firma propone revisar el seguro de ciberriesgos y RC como parte de esa preparación, para comprobar qué servicios y consecuencias económicas están expresamente cubiertos.

Las medidas de prevención y el protocolo de actuación se desarrollan en el artículo completo.