Cuando la gestión se vuelve sencilla

Hace cuatro años la franquicia Piso Perfecto, inició el desarrollo de Apisoft, una intranet propia que les ha otorgado agilidad, rapidez y efectividad. Su red de franquicias es un ejemplo de lo que hace una buena gestión. ¿Cuál es la manera más eficaz de gestionar una cadena que no cesa de crecer, con innumerables oficinas propias y franquiciadas y clientes dispersos por la geografía nacional? Hace cuatro años, los responsables de la agencia inmobiliaria Piso Perfecto se hicieron la misma pregunta y encontraron la respuesta: a través de una base de datos muy específica que ayudara a gestionar las tareas de las oficinas y que permitiera a toda su red (32 oficinas, 11 franquiciadas y 21 propias) estar interconectadas permanentemente. En realidad, buscaban una herramienta eficaz, resolutiva pero que no dejara de ser sencilla, de fácil manejo, que facilitara la labor de sus franquiciados al frente de sus respectivas delegaciones y que permitiese su gestión común, y el asesoramiento de la central, ayudándoles en el desarrollo de sus actividades, desde la distancia. En definitiva, se hacía necesario la puesta en marcha de una intranet con unos fines muy concretos.Intranet, ¿Qué aporta?

El desarrollo de programas propios de gestión, intranets que permiten mantener conectados a todas las partes implicadas en el proceso de crecimiento de una red, se está convirtiendo en una opción que ahorra costes, tiempo y esfuerzos tanto a la central como a sus delegaciones, empleados o clientes.
No es una novedad. Es decir, que los responsables de una agencia inmobiliaria como Piso Perfecto buscaran desde el principio de su actividad, una solución informática centrada en las nuevas tecnologías que les permitiera desarrollar con éxito la gestión de su cadena, representaba, simplemente, una estrategia más para llevar el negocio. Lo que sí que era innovador es el hecho de ser pioneros en su sector, al desarrollar ellos mismos su propia intranet, su propio programa exclusivo y adaptado a sus necesidades como herramienta de trabajo.
En el mercado, existen programas específicos desarrollados expresamente para cumplir estas funciones, bases de datos que permiten gestionar todo el desarrollo interno de una empresa. La diferencia está cuando esas bases de datos no se ajustan a las necesidades de las empresas o simplemente la rápida evolución de tu actividad precisa de otras respuestas. "Comenzamos a dar vueltas a lo distintos programas que existían para el mercado inmobiliario y ninguno nos satisfacía plenamente, no cubrían todos los aspectos a los que nosotros queríamos dar cobertura por lo que nos decidimos a realizar uno de creación propia", explica el director de Expansión de Piso Perfecto, Emilio Navarro.Apisoft, un ejemplo de éxito

De esta forma, hace cuatro años, el departamento de informática de Piso Perfecto comenzó a desarrollar Apisoft, un programa exclusivo de gestión, basado en una intranet que ha aportado a esta cadena: agilidad, rapidez y la posibilidad de llegar más fácilmente a mercados donde a través de otros medios sería inviable. "Es una ventaja para nuestros franquiciadas, nuestra red de oficinas se beneficia de disponer de los últimos avances para el desarrollo de su actividad. Sólo por poner un ejemplo, nuestra web, ya traducida a 7 idiomas, presentará toda la cartera de inmuebles actualizada en 29 idiomas, lo que hará más asequible la información a un número muy importante de usuarios. Nuestro sistema de intranet es uno de los más avanzados y efectivos que existen en el mercado y, lógicamente, de uso exclusivo de nuestras oficinas y red franquiciada".
Quizás la clave de este proyecto haya sido el esfuerzo continuo de esta enseña por hacer asequible una gestión común de las oficinas a sus franquiciados, donde la central pudiera acceder a las delegaciones y resolver sus problemas con un coste mínimo y en un tiempo récord. Pero había más: el valor añadido de que fueran los propios clientes quienes accedieran a las bases de datos de la cadena desde cualquier punto de España y del mundo.Qué permite la Intranet

"Las ventajas de una intranet específica son innumerables. En nuestro caso, toda la información está actualizada al momento, cualquier operación que se realice queda reflejada al instante. Tanto los franquiciados, como los empleados de las oficinas, los comerciales o incluso los clientes pueden acceder mediante una contraseña a esta base de datos, cada uno de ellos a su parte correspondiente. Esto nos ha permitido ser mucho más ágiles que la competencia", subraya Navarro.
Para tener una idea más clara de lo que aporta una intranet a la gestión de una empresa (teniendo en cuenta que es una herramienta a medida de las necesidades de cada negocio) podemos enumerar todo lo que aporta a Piso Perfecto. Desde que pusieron en marcha Apisoft, su extensa oferta de inmuebles se puede consultar desde cualquier delegación, en cualquier punto de la geografía nacional, accediendo a la base de datos completamente actualizada del grupo. Esto agiliza la labor de los compradores, comerciales y franquiciados, que ven al momento la oferta activa y tienen acceso a su propia cartera de inmuebles y a las del resto de delegaciones.Ventajas para los franquiciados

Las visitas a las delegaciones de Piso Perfecto han cambiado desde que se puso en marcha Apisoft. Se realizan con la lista de necesidades, que cada oficina precisa, ya hecha, gracias a que desde la Intranet, la central ha podido realizar un seguimiento de lo que necesitan. Son los franquiciados los grandes beneficiados de Apisoft, ya que les permite agilizar su labor diaria al máximo y todos los aspectos burocráticos de su trabajo. Apisoft redacta los mismos contratos, aporta un soporte jurídico importante, entre otros aspectos, ya que desde la Intranet se puede seguir todo el proceso de venta, gestionar la hipoteca a nivel nacional y buscar la entidad bancaria que más ventajas les proporcione. "El programa aglutina todas las gestiones que hayamos efectuado con un cliente, de forma personalizada, desde la primera hasta la última. Nos permite el cálculo de los gastos que debe ocasionar la compra y la hipoteca hasta la realización del contrato, calcula datos, impuestos, etc."Apuesta por las nuevas tecnologías

La apuesta que Piso Perfecto ha realizado viene determinada por su afán de engancharse al tren de las nuevas tecnologías que no ha hecho más que traerle beneficios, en lo que a la gestión y expansión de su cadena se refiere. "El uso de Internet está vinculado directamente a nuestra intranet, particularmente y a nuestros más de 10 portales inmobiliarios donde, además de una amplia oferta, se publican todos nuestros productos. Combinando la potencia de Apisoft con las nuevas tecnologías, agilizando todas las gestiones y ofreciendo un servicio de mayor calidad", matiza Emilio navarro, aportando sólo un ejemplo de lo que la creación de esta intranet ha supuesto en el desarrollo de Piso Perfecto. "Han sido cinco años de trabajo que han dado como resultado nuestro actual programa Apisoft, uno de los más avanzados y efectivos que existen en el mercado, adaptado a las diferentes necesidades de todos los miembros de la red. Trabajamos a través de un programa común que nos permite la recogida de datos y solucionar problemas al momento. Es una herramienta de fácil manejo, muy intuitiva. Es más, para un porcentaje muy importante de nuestros potenciales franquiciados es decisivo el hecho de contar con Apisoft como intranet, para decidirse por formar parte de nuestro negocio", asegura Navarro, quien asegura que para las franquicias en general y el sector inmobiliario en particular, las intranets benefician su expansión aportando efectividad.
"Hoy por hoy, Apisoft es una herramienta fundamental para el desarrollo de nuestro trabajo", concluye Emilio Navarro.Cómo funciona Apisoft

APISOFT: Intranet de creación propia, ajustada a las necesidades concretas de Piso Perfecto con todo tipo de innovaciones

• Franquiciados:
  Son los grandes beneficiados de todo el servicio que se le da al cliente y por otro lado, directamente, se benefician de la ayuda de consultoría que les proporciona la central: el control de la gestión, asesoramiento, etc.
  Los franquiciados pueden gestionar todo el negocio desde la Intranet, conocer el estado de los pisos en compra o alquiler en el mismo momento en que se efectúa, elaborar los contratos y hacer el seguimiento de compra, etc.
  
  
• Central:
  Control de la gestión de los franquiciados en sus respectivas delegaciones a través de un 'password', les permite acceder a sus carencias y proporcionar a sus oficinas la ayuda necesaria.
  
  
• Clientes:
  Son los más beneficiados. Pueden acceder a su propia cartera de clientes compradores y averiguar en qué estado están sus pisos ofertados.
  
  
  1. El comprador: información a través del programa de los pisos ofertados.
     
  2. El vendedor: saber el estado en que se encuentra su inmueble puesto a la venta: visitas que ha tenido, etc.
     
  3. Arrendador
     
  4. Arrendatario
     
  5. Promotor
  
  
  
• Comerciales
  Acceden a su propia cartera de clientes compradores (password) y a la cartera de inmuebles a la venta de su delegación y de todas las delegaciones de Piso Perfecto.
  
  
• Personal-empleados (tanto del franquiciado como de la central)
  Toda su labor está gestionada a través de Apisoft, agilizan sus tareas, emplean menos tiempo, son más efectivos y resolutivos y resuelven problemas desde la central.
  
  
• Publicidad: toda la publicidad está controlada por Apisoft, gestionada tanto para Internet como para los medios. Ayudar a saber la eficacia de los medios a través de estadística conocen qué medios son los que proporcionan mejores entradas. Cartera actualizada.

Qué permite una intranet

• Rapidez en la gestión de la actividad para todas las partes implicadas en el desarrollo de la empresa.
  
• Ahorro de tiempo para la central en verificar datos o conocer problemas que acontezcan a las distintas delegaciones y actuar directamente sobre ellos.
  
• Solucionar incidencias al momento.
  
• Conocer el estado de los inmuebles en la base de datos: el número de visitas recibidas y de clientes.
  
• Gestionar todo el proceso de compra, desde la elección del piso hasta la gestión de la mejor hipoteca y hacer una aproximación de los gastos.
  
• Concertar visitas con el cliente que tenemos delante.
  
• Acceso a la agenda de los inmuebles de toda la red de Piso Perfecto.

Redacción Junio 2003